河南司法警官职业学院公文处理工作规定

第一章 总则

第一条 为促进学院公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），按照河南省有关细则与规范，结合学院工作实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于学院各系、部、处、室的公文处理工作。

第三条 学院公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学院办公室负责学院的公文处理工作，对各系、部、处、室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条 各系、部、处、室应高度重视公文处理工作，加强领导，强化干部职工公文素养和能力建设，切实提升公文质量，并安排专人负责日常公文处理工作。

第八条 学院继续推行使用电子公文，除因涉密等特殊要求使用纸质外，各系、部、处、室都应通过办公自动化系统处理公文。

第二章 公文种类

第九条 学院常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求有关单位执行或周知事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于学院答复各系、部、处、室请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。按照公文格式划分可分为版头、主体、版记三个部分。

第十一条 公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。版头一般由学院办公室统一编制，各系、部、处、室有特殊需求的，应提前沟通商定。

第十二条 公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。除印章外，主体部分一般由公文拟制部门在起草时编排完整。

第十三条 公文版记包括抄送机关、印发机关和印发日期。版记部分由学院办公室在印制时统一编制。

第十四条 公文中的文字、标点，以及公文的版式等按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第四章 行文规则

第十五条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。要从严控制公文数量，属以下情况的，不再制发公文：现行公文仍然适用的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；只是重申已有规定、要求，没有新政策、新措施、新办法的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十六条 根据发文单位与收文单位的行文关系，公文一般分为上行文、下行文、平行文3种。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

第十七条 上行文指向上级机关的行文。一般用请示、报告、意见等文种。应当遵循以下规则：

（一）上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位领导同志直接交办的事项外，原则上不以学院名义向上级单位领导同志个人报送公文。原则上不以院领导个人名义向上级单位及领导同志报送公文。

（四）除学院办公室以外，各系、部、处、室原则上不直接以部门名义向校外上级单位正式行文。

第十八条 下行文指校内发文，即以学院党委或行政的名义向学院各系、部、处、室发布的公文。一般多用通知、通报、意见、决定、批复等文种。应当遵循以下规则：

（一）主送受理部门，根据需要可抄送相关部门。

（二）党委办公室、学院办公室根据学院党委、行政授权，可以向校内各系、部、处、室行文。

（三）学院其他职能部门在各自职权范围内，经学院党委、行政同意后可以向各系、部、处、室行文，文中需注明已经学院党委或行政同意。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，应当由主办部门组织会商或会签，部门之间未协商一致的，不得擅自行文。

第十九条 平行文指同级或不相隶属的单位之间行文，一般用函、通知、意见等文种。

根据具体工作需要，学院各系、部、处、室在规定的职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题，以通知的形式安排日常具体工作安排，但不得以部门名义向外单位行文。

第二十条 学院党委、行政必要时可以联合行文。党政部门必要时可以联合行文。

第五章　公文拟制

第二十一条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十二条　公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）单位或部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）控制公文篇幅，倡导“短、实、新”的文风。

第二十三条　公文文稿签发前，应当由学院办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现学院意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学院党委或行政集体审议的重要公文文稿，审议前由学院办公室进行初核。

第二十四条　经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十五条　公文应当经院领导审批签发。重要公文和上行文，以及其他以学院党委或行政名义发布的公文由学院主要负责人签发；各部门在职权范围内以部门名义对各系、部、处、室发布的公文可由分管院领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文在送交院领导审签之前应由所有联署部门的负责人会签。

第六章　公文办理

第二十六条　公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十七条　收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报学院主要领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条　发文办理主要程序是：

（一）复核。已经学院领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十九条　涉密公文应当通过机要渠道或人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第七章　公文管理

第三十一条　学院不断健全完善公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十二条　学院公文由学院办公室安排专人统一管理。学院按规定建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十三条　公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

第三十四条　公文的印发传达范围应当严格按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十五条　复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学院主要领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十六条　公文的撤销和废止，由发文单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十七条　涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十八条　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十九条　部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学院档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章　附 则

第四十条　本规定所指公文含电子公文。通过学院办公自动化系统在学院内部发布的，且审批手续按程序履行完毕的电子公文，与学院盖章生效的纸质公文具有同等效力。

第四十一条  实行公文处理责任追究和定期通报制度。有以下情形并造成不良后果的，责任人须承担补救或改正的责任，情节严重的，按有关规定予以问责。

（一）未履行审核把关职责，或者审核把关不严的；

（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；

（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；

（六）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；

（七）以部门函件形式印发指令性公文等越权行文的；

（八）未认真履行主办部门校对公文责任的；

（九）其他违反公文处理规定的行为。

第四十二条　本规定由学院办公室负责解释。

第四十三条　本规定自印发之日起执行。其他有关学院公文处理工作的规定同时废止。