第一条 为了进一步加强和规范学院行政印章使用和管理，根据法律法规和有关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条 印章管理坚持管理与服务并重原则，既严格管理，又方便师生用印。

第三条 本办法所指印章包括河南司法警官职业学院行政印章（含钢印）、合同专用章、学院各部门的行政印章、由院办统一管理的院主要领导签名章等。

第四条 院办是学院各级各类行政印章的综合管理部门，对印章的刻制统一核准并监督使用。各部门负责人为本单位用印第一责任人。

第五条 印章制作的审批程序：

（一）学院行政印章、学校钢印按照上级有关规定办理。

（二）学院领导用于因公事务的个人签名章，应当经院领导本人同意，由院办前往公安机关许可的单位制作。

（三）学院内设部门因新成立或因印章字迹不清、破损，遗失、被抢、被盗等原因需要制作印章的，由该部门提出申请，报主管院领导批准，院办复核后开具介绍信，由该单位安排专人前往指定的公安机关许可的单位制作。

涉及合同、财务、人事等重要管理领域的业务专用章应当报请院长同意后制作。除学院刻制“河南司法警官职业学院”钢印壹枚外，各内设机构一律不得刻制钢印。

第六条 印章因破损、单位撤销、机构更名等原因停用的，由院办负责回收、声明废止并统一入档封存或销毁。印章使用单位不得自行处置或销毁。

第七条 印章的保管应遵守下列规定：

（一）学院印章、钢印、合同专用章，由院办专人负责保管和使用；各部门印章应当指定专人管理。

（二）印章原则上不得携带出办公室使用。特殊情况需外带使用时，须由单位负责人审核批准并派人监印。

（三）除经学院特别授权外，学院内设部门印章不得用于对外签署合同、协议、承诺等，也不得用于对外出具证明材料、情况说明。

（四）印章遗失、被抢、被盗的，印章保管单位应当立即向院办报告，在院办指导下按程序妥善处理。

第八条 院级行政印章的使用程序：

（一）学院印章实行“用印审批单”制度。应当遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行“先审批后用印、谁审批谁负责”的要求。《用印审批单》由院办统一制作。申请用印单位必须如实填写用印日期、事由、经办人、批准人等信息，重大事项经院党委书记或院长批准方可用印；一般事项和常规性工作经分管院领导批准方可用印。分管院领导不在学院时，紧急事项可以由分管院领导向院办电话确认签批，事后补签。

（二）院领导已经在网上办公系统签发的公文，可以直接用印。

（三）学院电子印章主要用于在办公自动化（OA）系统中以学院名义上报或下发的公文。加盖电子印章的电子公文与加盖实物印章的纸质公文具有同等法律效力，但电子公文的打印稿、复印稿或经过任何形式的电子格式转换稿，不具备相同法律效力。

（四）院领导名章须经领导本人批准后方可用印。

第九条 除院级印章、合同专用章、院领导名章外，各部门行政印章主要用于校内工作联系，对外不具备法律效力,印章的使用程序和批准权限由各部门参照此办法自行制定。

第十条 院办有权对用印材料进行审核。

学院印章使用必须严格按照用印程序及用印登记制度。院级印章司印员应当严格遵照权限和程序审批用印事项，必须严格把关，对用印负责。申请用印部门和个人对用印事项的真实性、合法性负责。如果涉及的用印事项比较重要或复杂，应当提交院办负责人直至院领导复核。

第十一条 有下列情形之一的，不得用印：

（一）未经规定程序审批或审批程序不符合规定的；

（二）内容不完整、不真实、不准确，存在瑕疵的；

（三）空白的介绍信、证件、证书、单据、纸张等材料；

（四）与本院工作、业务、人员无直接关系的。

学院印章一般不用于私人性质的证明材料。教职工和学生因私确需使用学院印章，须按照第八条用印程序本人申请并由其所在部门负责人签字后，报分管院领导批准，方可用印。

第十二条 院办每年度应当对各级各类印章进行清查，更新印章使用状态，检查印章管理、使用情况，对于印章管理和使用中的违规现象应当及时纠正。

第十三条 本办法自发布之日起实施，由院办负责解释。其他有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。